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まだ電話しているの? チャット仕事術のすすめ

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はじめに

今回はチャットを仕事で使うメリットについてお話します。

サマリーは下記の内容になります。

 

  • 電話は”時間泥棒”
  • チャットはリアルタイム。メールは持ち帰り
  • おすすめのチャットサービス

 

電話は時間泥棒

 

堀江さんの書籍『多動力』がベストセラーになっていますが、その中で印象的なフレーズがあります。

「私は電話をしてくる人とは仕事をしない」

 

堀江さんはメールやチャットで要件を伝えられるのにも関わらず、電話を使って相手の時間を奪う人は時間に対する意識が薄い、と指摘しています。

 

電話についてはコミュニケーションツールとしてはとても優れていますが、デメリットも多いです。

  • 電話中は他の作業は一時中断する必要がある
  • 相手の状況はお構いなし
  • 対面での話ほど意思疎通が図れない
  • 記録が残らない

といった点です。

 

こうした点を鑑みると、要件を伝えるだけならばメールやチャットで連絡すればいいですし、本当に重要なコミュニケーションをする場合は直接会って話をしたほうがいいですね。

 

チャットはリアルタイム文化

元グーグル社員の方が書かれた書籍『世界一速く結果を出す人はなぜメールを使わないのか』では、「チャットはリアルタイム文化。メールは持ち帰り文化」と表現しています。

 

チャットの場合はネット上の”会話”に近く、相手の発言に即レスポンスを返すことが可能です。

メールは反対に、一度受けた相手の発言に対し、一度開封し、内容を確認してどう返答するか考えるといったステップが多いのです。

 

これはどちらが優れているということではありません。

 

すぐレスポンスができない案件もありますので、メールのこういった要素が求められる場面も多いでしょう。

 

しかしながら、日本企業で働いていると決定のスピード感が遅く、なんでもかんでも「一度社に戻って検討します」という意識があり、仕事を持ち帰ってしまいます。

 

グーグルのようなスピード感が求められる職場で働く著者は、チャットのようにリアルタイムで会話をし、結論をスピーディーに出すことが必要だと述べています。

 

特に、社内の人間に対していちいちメールで「~様。お疲れ様です。」のような形式的な文面を作ったり、細かい要件でメールを送るのは合理的ではないですね。

 

考える時間が必要だと思われる案件以外は原則チャットで即座にレスポンスをする姿勢が日本企業にも必要だと思います。

 

おすすめのチャットサービス

 社内でチャットのインフラがない場合は、無料で使えるチャットサービスを利用してみてください。

 

私のお勧めは「Skype」か「Slack」になります。

 

www.skype.com

 

slack.com

 

どちらも無料で使用できるサービスです。

 

それぞれのメリットについて説明します。

 

Skype

  • 世界中で広く使われている
  • ビデオ電話も活用できる
  • マイクロソフトアカウントがあれば新規登録は不要

Slack

  •  外部サービスとの連携が豊富
  • デザインをカスタマイズ可能
  • プログラミングコードを投稿できる

私の感覚的には、「老舗のSkypeとオシャレなIT系のSlack」といった感じです。

 

どちらもチャット機能は不足なく使えるので、まず初めに検討してみてください。

 

さいごに

日本企業は生産性が低い、と近年叫ばれています。

それは、時間の使い方が悪く、意思決定が遅いことだと思います。

 

1つの案件を決めるだけでも長い電話や会議をする。それで決まればまだいいですが結局結論は決まらないといった場面も多いのではないでしょうか。

 

チャットを利用するだけでこうした要因が無くなるわけではありませんが、少しでも時間を有効活用する手助けになると思います。

 

まだご利用されていない方は、ぜひチャットサービスを一度お試しください。

 

ご一読ありがとうございました。