SNOWBALL EFFECT

《天文》雪だるま効果、雪玉効果

仕事術③ Google ToDoリストの使用について

 

はじめに

仕事において、私が良く利用しているサービスの一つに「Google ToDoリスト」があります。

グーグルカレンダーとGoogle ToDoリストがあるため、手帳を断捨離しても問題なく、スムーズに仕事ができています。

 

今回はGoogle ToDoリストの使い方とメリットについてご説明させていただきます。

 

Google ToDoリストの使い方

Google ToDoリストの大きなメリットとして、グーグルカレンダーと一緒に表示が可能という点があります。

 

グーグルカレンダーを開き、「マイカレンダー」の矢印をクリックすると、TODOリストのチェックボックスがありますので、そちらをクリックすると表示が可能になります。

 

右側に下記のようなリストが発生します。

f:id:noelsnowball:20170522161905j:plain

 

これでToDoリストの作成が可能になります。

そのあとは、

  • +ボタンをクリック
  • やることを記入
  • 着手日を選択

を入力するだけになります。

 

グーグルカレンダーを1日表示にすると、その日にやらなければならないタスクが一覧表示されるようになります。

 

簡単かつ、カレンダーと一括して管理できるので使いやすいです。

 

Google ToDoリストのメリット

入力が簡単、かつカレンダーと一緒に表示できる以外のメリットは下記になります。

  • 納期が先のものも管理しやすい
  • 複合しているタスクをリスト化しやすい
  • スマートホンでも確認可能
  • 他の人と共有可能

特に、上の2つは非常に大きなメリットを感じています。

 

納期が先のものを管理しやすいとは、1週間後や1か月後、それ以上先のものでも入力しておき、リマインダーのように使えることです。

 

紙の手帳でも同じことが可能ですが、手書きとはことなり、納期の修正やタスクの修正もPC上で(またはスマートホン上で)簡単なので、手軽に入力+修正ができます。

 

また、複合しているタスクをリスト化しやすいのが最も大きなメリットだと思います。

 

私が思うに仕事とは「単発で終わるもの」と「複数のタスクが組み合わさっているもの」の2種類があります。

 

単発で終わるもの:経費精算など

複数のタスクが組み合わさっているもの:営業ならば、商談後⇒企画や物流と連係⇒オーダーの確認⇒出荷確認など (すごく簡略化しています)

 

このように分けられます。

そして、仕事の大部分かつ重要なものは複合型のタスクになります。

 

よく、毎朝紙に今日やることを手書きして、思い出したら追加していく、というタスク管理をしている方がいますが、こちらは単発のタスクを何度も手書きしていくという効率の悪い方法になります。

 

そしてやっかいなのは、単発のタスクを1つ終えて、期間が空いて次のタスクをする必要がある場合も多い点です。

 

毎日手書きでタスク管理をしている方は、タスク終了⇒朝思い出してまたタスク入力⇒タスク終了⇒また入力、を繰り返しています。

 

Google ToDoリストを使うことで、①のタスクの納期がいつまで、そのタスクを終えたら次の日は②のタスクを、という形で次々にToDoリスト上で仕事を分解し、段取りができます。

 

この使い方が可能な点が、非常に大きなメリットだと感じています。

 

Google ToDoリストのショートカット

使うのに慣れてくると、もっとスピードアップして入力したいと考えるようになり、調べてみたショートカットをご紹介します。

 

・新しいタスクの作成:リスト上でEnter

・日付、備考入力ページに素早く移動:タスク入力後、Shift+Enter

 

こちらは簡単なものですが、その分スピードアップも容易で費用対効果の高いショートカットになりますので、おすすめです。

 

さいごに

Google Todoリストを使い始めたきっかけは、何かの本で、「管理する情報はなるべく1つの場所においておくことが有効」と書いてあったことがきっかけです。

 

それまでは、手帳とグーグルカレンダーを併用し、かつその時思いついたタスクはA4の紙に手書きをしていました。

そうすると、「いろいろな場所にやることや予定が入力されているので、それをチェックする時間がかかる」というストレスがありました。

 

Google ToDoリストはシンプルな分、使いやすく私の悩みを解消してくれました。

 

ビジネスでもプライベートでも使いやすいと思いますので、一度お試しください。

 

ご一読有難うございました。